Privacyverklaring WebNovaPro

WebNovaPro is voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betreft bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

• leads en potentiële klanten
• zakelijke klanten en hun contactpersonen
• websitebezoekers
• leveranciers en samenwerkingspartners
• personen die contact opnemen met WebNovaPro

Wanneer WebNovaPro persoonsgegevens verwerkt namens een zakelijke klant, bijvoorbeeld binnen een boekings- of bestelsysteem dat WebNovaPro voor die klant beheert, kan WebNovaPro voor die verwerking als verwerker optreden. Voor dergelijke verwerkingen gelden waar van toepassing onze Verwerkersovereenkomst en de afspraken met de betreffende klant.

Afhankelijk van hoe je WebNovaPro gebruikt, kunnen we onder andere de volgende gegevens verwerken.

Identificatiegegevens:

• voornaam en achternaam
• bedrijfsnaam
• functie

Contactgegevens:

• e-mailadres
• telefoonnummer
• adres, postcode en plaats

Bedrijfsgegevens:

• handelsnaam
• KvK-nummer
• btw-gegevens
• website
• bedrijfssector

Communicatie:

• e-mails en WhatsApp-berichten
• contactformulieren en offerteaanvragen
• projectfeedback en supportvragen
• afspraken en gespreksnotities
• gesprekken met de AI Website Adviseur op onze website

Pakketcheck:

• jouw antwoorden in de pakketcheck, zoals branche, bedrijfsgrootte, gewenste functionaliteiten en bestaande software
• het pakketadvies dat op basis van die antwoorden wordt gegeven
• de contactgegevens die je bij de pakketcheck invult (voornaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en eventueel e-mailadres)

Projectgegevens:

• gewenste websitefunctionaliteiten en technische vereisten
• content, logo's, afbeeldingen en projectbestanden
• accountinformatie die nodig is voor uitvoering van de opdracht

Betalings- en factuurgegevens:

• factuurgegevens
• betaalstatus, bedrag en datum
• betalingsreferentie

WebNovaPro slaat geen volledige betaalkaartgegevens op. Betalingen lopen via een daarvoor geschikte betaalprovider.

Technische gegevens:

• IP-adres (waar mogelijk in versleutelde vorm)
• apparaat en browser
• bezochte pagina's, datum en tijd
• log-, beveiligings- en sessiegegevens

Marketinggegevens, indien van toepassing:

• toestemming voor contact of marketing
• bron van een aanvraag

Persoonsgegevens zijn meestal rechtstreeks van jou afkomstig, bijvoorbeeld wanneer je:

• contact opneemt of een formulier invult
• de pakketcheck op onze website invult
• een offerte aanvraagt of klant wordt
• een e-mail of WhatsApp-bericht stuurt
• telefonisch contact hebt
• een overeenkomst sluit of support aanvraagt

Daarnaast kunnen zakelijke gegevens afkomstig zijn uit:

• openbare bedrijfswebsites
• openbare socialmediaprofielen
• openbare bedrijfsregisters
• zakelijke doorverwijzingen
• samenwerkingspartners

WebNovaPro gebruikt uitsluitend bronnen en gegevens voor zover dit volgens de toepasselijke wetgeving is toegestaan.

A. Contact en offerteaanvragen — contact opnemen, vragen beantwoorden en offertes voorbereiden. Grondslag: maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

B. Uitvoeren van opdrachten — websites, systemen, automatiseringen en andere diensten ontwikkelen en leveren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

C. Klantadministratie — projectbeheer, communicatie, facturatie en administratie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

D. Facturatie en boekhouding — facturen opstellen, betalingen verwerken en de wettelijke administratie voeren. Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.

E. Support en onderhoud — technische ondersteuning, onderhoud en probleemoplossing. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

F. Websitebeveiliging — misbruik, aanvallen, fraude en technische problemen voorkomen en onderzoeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

G. Verbeteren van onze website en diensten — technische prestaties analyseren en de dienstverlening verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang waar toegestaan, of toestemming wanneer die vereist is.

H. Marketing — informatie sturen over diensten van WebNovaPro, indien toegestaan. Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang waar wettelijk toegestaan. Je kunt je toestemming altijd intrekken.

I. Doorverwijsvoordeel — registreren wie een nieuwe klant heeft aangebracht en eventuele kortingen toepassen. Gegevens: naam, bedrijfsnaam, contactgegevens, doorverwijsinformatie en kortingsstatus. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

J. Pakketcheck — op basis van jouw antwoorden een passend pakketadvies geven en je aanvraag opvolgen. Gegevens: je antwoorden, het resulterende advies en de contactgegevens die je invult. Grondslag: maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang.

Wanneer WebNovaPro zich beroept op gerechtvaardigd belang, kunnen die belangen onder andere bestaan uit:

• beveiliging van systemen
• voorkomen van fraude
• verbeteren van dienstverlening
• zakelijke communicatie
• bescherming van juridische belangen
• efficiënt uitvoeren van bedrijfsprocessen

Waar vereist maakt WebNovaPro een belangenafweging tussen haar belang en de privacybelangen van betrokkenen.

WebNovaPro vraagt in haar normale bedrijfsvoering niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze of politieke overtuigingen, gegevens over seksuele leven of geaardheid, biometrische gegevens of gegevens over ras of etnische afkomst.

Stuur deze gegevens niet via algemene contactformulieren. Als verwerking toch noodzakelijk is, beoordelen we vooraf welke aanvullende juridische en beveiligingsmaatregelen vereist zijn.

WebNovaPro verkoopt geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is en er een geldige juridische basis bestaat, bijvoorbeeld met leveranciers die nodig zijn voor onze dienstverlening. Denk aan:

• hosting-, database- en cloudproviders
• e-mail- en communicatieproviders
• betaalproviders
• boekhoudsoftware, boekhouder of accountant
• ontwikkelplatforms en IT- en beveiligingsleveranciers
• aanbieders van AI-diensten
• professionele adviseurs indien noodzakelijk

Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer er een wettelijke verplichting bestaat, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer een andere geldige juridische grondslag bestaat.

Technische dienstverleners: WebNovaPro maakt gebruik van externe technische dienstverleners, zoals hosting-, cloud-, database-, communicatie- en ontwikkelproviders. Via deze dienstverleners worden onder meer de website, het klantportaal, e-mailverzending en de AI Website Adviseur aangeboden, waardoor gegevens die je via de website invoert door hen kunnen worden verwerkt. Met deze partijen worden waar vereist passende afspraken gemaakt. Wil je weten welke specifieke partijen jouw gegevens verwerken? Stuur dan een verzoek naar webnovapro.contact@gmail.com.

Mollie: betalingen worden verwerkt via Mollie. De betaalprovider kan voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. WebNovaPro ontvangt in beginsel alleen de gegevens die nodig zijn voor de betaling, transactiestatus, administratie en facturatie.

Sms: de WebNovaPro-website gebruikt op dit moment geen sms-dienst. Als dit verandert, vermelden we de betreffende provider in deze privacyverklaring.

Boekhouding: financiële gegevens kunnen worden verwerkt door boekhoudsoftware, een boekhouder of accountant om te voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.

Sommige technische leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, zorgt WebNovaPro waar vereist voor een geldig doorgiftemechanisme, zoals:

• een adequaatheidsbesluit
• EU-standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses)
• het EU-US Data Privacy Framework waar toepasselijk
• een andere wettelijk toegestane waarborg

WebNovaPro bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

• Leads en offerteaanvragen: zolang dit redelijkerwijs relevant is voor opvolging en zakelijke administratie.
• Pakketcheck-antwoorden en -adviezen: zolang dit redelijkerwijs relevant is voor opvolging van je aanvraag en zakelijke administratie.
• Klantgegevens: tijdens de klantrelatie en daarna zolang noodzakelijk voor administratie, juridische verplichtingen of mogelijke geschillen.
• Facturen en financiële administratie: volgens de toepasselijke wettelijke bewaarplicht.
• Contactberichten: niet langer dan redelijkerwijs nodig voor behandeling en eventuele opvolging.
• Technische logs: voor een beperkte periode die nodig is voor beveiliging, foutonderzoek en technische stabiliteit.
• Back-ups: kunnen gedurende de normale back-upperiode tijdelijk gegevens bevatten nadat deze uit actieve systemen zijn verwijderd.
• Marketing: totdat toestemming wordt ingetrokken of de gegevens niet langer relevant zijn, afhankelijk van de grondslag.

WebNovaPro neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Afhankelijk van het systeem kunnen dit zijn:

• versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• toegangsbeheer met rollen en rechten
• sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar beschikbaar
• veilige hosting en databaseconfiguratie
• hashing van wachtwoorden
• logging en back-ups
• updates en beveiligingscontroles

Geen enkel digitaal systeem is volledig vrij van risico. We blijven onze maatregelen daarom regelmatig beoordelen.

Als WebNovaPro een beveiligingsincident constateert waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelt WebNovaPro volgens de toepasselijke AVG-verplichtingen. Wanneer vereist wordt het incident onderzocht, worden passende maatregelen genomen, wordt de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd en worden betrokkenen geïnformeerd wanneer de wet dit vereist.

Onder de AVG kun je de volgende rechten hebben:

• recht op inzage
• recht op correctie
• recht op verwijdering
• recht op beperking van de verwerking
• recht op dataportabiliteit
• recht van bezwaar
• recht om toestemming in te trekken
• recht om een klacht in te dienen

Je kunt een privacyverzoek indienen via webnovapro.contact@gmail.com. WebNovaPro kan waar nodig redelijke informatie vragen om je identiteit vast te stellen.

Ben je van mening dat WebNovaPro niet correct met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

WebNovaPro neemt in beginsel geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, tenzij dit wettelijk is toegestaan en je hierover vooraf bent geïnformeerd. Wanneer dit verandert, passen we deze privacyverklaring aan.

WebNovaPro zet AI-tools in, onder andere bij ontwikkeling, analyse, tekstondersteuning, technische ondersteuning en ontwerp. Op de website is een AI Website Adviseur beschikbaar; berichten die je daarin typt, worden verwerkt om je vraag te beantwoorden en kunnen worden opgeslagen om je aanvraag op te volgen.

Persoonsgegevens worden niet zonder noodzaak in openbare AI-systemen ingevoerd. Wanneer een externe AI-provider persoonsgegevens verwerkt, beoordelen we welke privacyrol en voorwaarden van toepassing zijn.

Wanneer je WebNovaPro benadert via bijvoorbeeld Instagram, Facebook, LinkedIn, WhatsApp of andere sociale platformen, kunnen die platformen zelf persoonsgegevens verwerken volgens hun eigen privacyvoorwaarden. WebNovaPro is niet verantwoordelijk voor zelfstandige verwerkingen van deze platformen.

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Wanneer je op zo'n link klikt, gelden de privacyvoorwaarden van die externe partij. WebNovaPro is niet verantwoordelijk voor de inhoud of privacypraktijken van externe websites.

Functionele cookies en vergelijkbare technieken zijn nodig voor de basiswerking, beveiliging, inlogsessies en het onthouden van voorkeuren.

Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Marketing- of trackingcookies worden alleen gebruikt wanneer ze daadwerkelijk aanwezig zijn en nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Als WebNovaPro cookies gebruikt waarvoor toestemming vereist is, kun je kiezen om te accepteren, te weigeren of zelf in te stellen, en kun je die keuze later eenvoudig wijzigen. Niet-essentiële cookies worden pas geladen na geldige toestemming. Meer informatie vind je in onze cookieverklaring op /cookieverklaring.

De diensten van WebNovaPro zijn gericht op ondernemingen en zakelijke gebruikers. WebNovaPro heeft niet de bedoeling bewust persoonsgegevens van jonge kinderen te verzamelen. Als blijkt dat zulke gegevens zonder geldige grondslag zijn verzameld, nemen we passende maatregelen.

WebNovaPro kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer wetgeving, dienstverlening of technische leveranciers veranderen, wanneer persoonsgegevens anders worden verwerkt of wanneer nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste wijziging.